POSER MA CANDIDATURE
Avant de poser ma candidature
Un projet Erasmus+ demande de l’investissement en termes de temps et de ressources humaines. Il doit être le résultat d’une réflexion structurée au sein de votre organisme, association ou groupe informel de jeunes. Chacune des personnes impliquées doit s’interroger sur la mise en œuvre de toutes les étapes du projet : préparation, réalisation, évaluation, dissémination. Avant d’envisager le dépôt d’une candidature, il est indispensable de vous poser quelques questions essentielles.
Guide du programme Erasmus+
Le Guide du Programme Erasmus+ contient l’ensemble des informations pour un appel donné : description de l’action-clé, objectifs, priorités, échéances, étapes à suivre pour soumettre la candidature, conditions de financement, etc. Il s’agit de la base légale pout tout projet mené dans le cadre du Programme Erasmus +, il est impératif de le consulter avant de soumettre une candidature.
Toutes les modalités de participation sont décrites dans le Guide du programme 2023.
Êtes-vous éligible?
Les critères d’éligibilité d’une candidature concernent les conditions de soumission d’une demande de financement mais également la nature des organismes participants ainsi que certains critères administratifs.
Seules les candidatures respectant l’ensemble de ces conditions seront évaluées qualitativement.
Le Guide du Programme reprend les critères d’éligibilité pour chaque appel, action-clé et secteur.
Avez-vous vérifié les dates limites de dépôt de la candidature?
Ce critère fait partie des conditions d’éligibilité et est un prérequis impératif. Vérifiez les dates, qui changent lors de chaque appel, dans la section Prochains Délais.
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Préparation de la candidature
Pourquoi voulons-nous faire ce projet ? A quel besoin répond-t-il? Quelles sont les retombées envisagées ?
Définissez les objectifs et les retombées que vous espérez atteindre en mettant en place votre projet.
Il est indispensable de réunir une équipe en interne qui réfléchisse sur les besoins de l’organisme dans le cadre du projet. Un projet Erasmus+ est une démarche institutionnelle à laquelle il est primordial d’associer la direction. Le travail entre la direction et les collègues impliqués doit se faire de manière transversale. Dans le cadre d’un projet jeunesse, discutez-en avec les jeunes de votre association ou groupe informel ou avec votre organisme d’envoi.
En AC2, il est possible de demander une aide à la candidature personnalisée au travers d’un rendez-vous téléphonique (30 minutes max.) suite à la séance d’aide à la candidature de votre choix, en renvoyant une fiche-projet.
En AC1, il est possible de demander une aide à la candidature personnalisée pour l’Accréditation au travers d’un rendez-vous téléphonique ( 30 minutes max) en renvoyant une fiche-projet.
Quelle est la valeur ajoutée européenne de cette coopération?
La réflexion doit également porter sur les besoins en matière d’ouverture internationale afin de déterminer la valeur ajoutée d’une coopération avec des organismes européens plutôt qu’au niveau local.
Quelles ressources pourront y être consacrées?
Il faudra également déterminer, en accord avec les différent(e)s personnes/services/associations impliqué(e)s, quelles seront les ressources humaines, techniques et financières affectées à la mise en œuvre du projet et ce pendant toute la durée de celui-ci. Attention ! Un financement Erasmus+ n’est pas censé couvrir tous les frais engagés dans le cadre d’un projet : les fonds européens doivent être considérés comme un co-financement.
Comment gérer un projet ?
Pensez à prévoir un document reprenant la procédure de gestion du projet. Ce document doit contenir certains éléments fondamentaux :
Rôles et tâches des personnes clé impliquées dans la gestion du projet ;
- Activités principales du projet (réunions, formations, mobilités, rencontres, évaluation, dissémination, etc.) ;
- Calendrier des activités ;
- Outils de gestion (Tableau Excel, Toolkit, etc.).
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Soumettre une candidature
Une fois assuré de l’éligibilité et de la faisabilité de votre projet, vous pourrez passer à la phase pratique de soumission de la candidature.
Code OID
Avant toute chose, votre organisme ou groupe de jeunes doit obtenir un Code OID (Organisation ID), un numéro commençant par E et suivi de 8 chiffres permettant de vous identifier en tant qu’organisme participant au programme Erasmus+. Le code OID est généré automatiquement sur l’Organisation Registration System (ORS). Pour se connecter au portail et créer le code OID, veuillez suivre la procédure dans le guide en ligne sur l’ORS, accessible depuis ce lien.
Formulaire de candidature
Pour déposer une candidature, veuillez-vous connecter à la Plateforme EESCP (enregistrer votre organisme, candidater, gérer vos projets, différentes ressources,…).
Nous attirons votre attention encore sur le fait que pour l'Action clé 1 - Mobilité des individus, les candidatures doivent être introduites impérativement en français!
Pour l’Action clé 2 – Projets en soutien à la coopération, les formulaires de candidature de l’Appel 2021 peuvent être complétés en français ou en anglais.
Vous trouverez les formulaires et liens vers les outils d’aide à la candidature ici.
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Le processus d’évaluation
Le processus d’évaluation se déroule en trois étapes :
- Contrôle de l’éligibilité formelle
- Evaluation qualitative
- Décision de financement
Suite à la soumission de votre formulaire de candidature, les agences nationales mènent le processus d’évaluation en s’appuyant sur l’expertise d’évaluateurs externes, experts du programme Erasmus+ et des secteurs de la jeunesse, de l’éducation et de la formation en Fédération Wallonie-Bruxelles et en Europe. L’évaluation qualitative des candidatures se base sur des critères d’évaluation européens et sont repris dans le Guide du Programme pour chaque appel, action-clé et secteur.
Une candidature peut être considérée pour un financement si :
- elle obtient au moins 60/100 suite à l’évaluation qualitative, et
- chaque critère d’évaluation obtient une note supérieure ou égale à la moitié des points pour le critère concerné
Attention! Même si la candidature respecte les conditions d’éligibilité et passe le seuil de l’évaluation qualitative, le financement du projet sera soumis à la disponibilité budgétaire de l’Agence. Certains projets seront ainsi formellement finançables mais susceptibles d’être placés en liste de réserve, en attente d’éventuels fonds supplémentaires.
La notification des résultats
Le processus d’évaluation se termine avec la décision de financement de l’Agence et la notification des résultats de la sélection, que le projet soit sélectionné, rejeté ou placé sur liste de réserve. La communication officielle de l’Agence reprendra les démarches à entamer pour la signature de la convention de subvention, les modalités de paiement ainsi que la gestion de votre projet Erasmus+.