Partenariats de coopération

Cette page reprend les étapes, les documents et les informations nécessaires pour la gestion des partenariats de coopération de l’Appel 2021.

Avant de débuter le projet

• Notification des résultats de la sélection. Tout bénéficiaire d’un financement Erasmus+ reçoit un  courriel de l’Agence l’informant de la sélection de son projet.  
• Convention de subvention. La convention  lie le bénéficiaire à l’Agence et engage la responsabilité de celui-ci. Il la gère au nom de l’ensemble de ses partenaires. La convention de subvention est envoyée par courriel en début de projet et reprend toutes les obligations contractuelles. 
• Versement du premier préfinancement. Dans les 30 jours calendrier suivant la signature de la convention par la dernière des deux parties, l’Agence verse le premier préfinancement au bénéficiaire sur le compte bancaire indiqué à l’article 1.5 de la convention de subvention.  
• Les mandats. Le coordinateur du projet s’assure de posséder les lettres de mandats, signées, au plus tard au moment de la signature de la convention de subvention.

Gestion du projet

• Beneficiary Module. Une fois la convention signée, les données du projet sont envoyées vers l’outil de reporting européen, le Beneficiary Module. Cette plateforme électronique est accessible à la personne de contact grâce à son identifiant et mot de passe. Vous y encoderez toutes les informations liées à la gestion de votre projet.
• Rapport d’avancement et Rapport intermédiaire. Rapport d’avancement et Rapport intermédiaire. Le bénéficiaire est parfois tenu de rédiger un rapport pendant la durée de son projet (cf. conditions spéciales de la convention). 
• Attestation de présence. La preuve de la participation à une activité d’apprentissage, de formation ou d’enseignement et/ou à une réunion transnationale se fait grâce à une attestation de présence signée par l’organisme d’accueil.  
• Modifications ou demande d’avenant à la convention. Tout changement concernant le projet  (ex. changement de personne de contact) doit être notifié à l’Agence. Lorsque ce changement  engendre une modification contractuelle (ex. changement d’adresse de l’organisme bénéficiaire, changement de la durée de la convention, changement du représentant légal, etc.), cela doit faire l’objet d’un avenant.  
• Outils de gestion. Différentes ressources sont disponibles afin d’aider le bénéficiaire dans la mise en oeuvre de son projet : calendrier des activités, modèle de time-sheet pour les "résultats", calculateur de distance, modèle de contrat entre partenaires, logos.

Fin du Projet

• Rapport final. Le rapport final, à soumettre en ligne dans les 60 jours suivant la fin du projet, est accessible via le Beneficiary Module. Il reprend les données financières, quantitatives ainsi que les informations concernant la qualité de la mise en œuvre du projet. Le coordinateur complète un rapport sur l’ensemble du partenariat. 
• Evaluation du rapport final et versement du solde ou recouvrement. Le rapport final est évalué par l’Agence et sur cette base, l’Agence procède au versement du solde ou émet un ordre de recouvrement.  Le bénéficiaire est informé des résultats et du montant final de la subvention par courriel.  
• Impact - Dissémination - Valorisation. Eléments essentiels d’un projet, le bénéficiaire est encouragé à utiliser les ressources mises à disposition sur ces aspects. Il est également tenu de publier les résultats du partenariat sur la plateforme des résultats des projets Erasmus+.