APPEL 2023: Projet de mobilité de l’enseignement supérieur AC131 (entre États membres et pays tiers associés au programme, vers les pays tiers non associés au Programme)

Cette page reprend les étapes, les documents et les informations nécessaires pour la gestion des projets de mobilité de l’enseignement supérieur entre États membres et pays tiers associés au programme, et vers les pays tiers non associés au Programme  (AC131) de l’Appel 2023. 

Notification des résultats et signature de la Convention de subvention

• Notification des résultats de la sélection. Tout bénéficiaire d’un financement Erasmus+ reçoit un courriel de l’Agence l’informant de la sélection de son projet. Une liste des projets sélectionnés est disponible pour chaque appel après la notification des résultats de la sélection.
• Convention de subvention et annexes. La convention lie le bénéficiaire à l’Agence et reprend  les obligations contractuelles à respecter. Elle est envoyée, ainsi que son annexe 1,2,3 et 5 par courriel début juin 2023. Elle doit être complétée, signée et renvoyée à l’Agence en deux exemplaires originaux. Les annexes concernent la mise en œuvre du projet, doivent être lues impérativement et sont également disponibles dans le tableau ci-dessous (excepté l’annexe 1 qui reprend la description de l’action et le budget prévisionnel de l’action par projet).
• Versement du préfinancement. Dans les 30 jours calendrier suivant la signature de la convention par la dernière des deux parties, l’Agence verse le préfinancement au bénéficiaire sur le compte bancaire indiqué au point 4.2 de la fiche technique  de la convention de subvention

Gestion des activités

• Beneficiary Module. Les données de tout projet sélectionné et dont la convention a été signée sont automatiquement envoyées vers l’outil de reporting européen, le Beneficiary Module. Toute information concernant les activités, les participants et le budget du projet doit y être obligatoirement encodée sur une base mensuelle.
• Contractualisation avec les participants. Avant tout départ, chaque participant à une activité de mobilité doit signer et prendre connaissance du contrat de bourse et ses annexes. Ce contrat reprend les droits et obligations de chacune des parties qui le signent. 
• Attestation de présence. Preuve de la réalisation des activités de mobilité, l’attestation de  présence est une annexe au contrat de bourse et doit être signée par l’organisme d’accueil et le participant.
• OLS. Online Linguistic Support : plateforme de soutien linguistique développée par la Commission européenne pour permettre aux participants Erasmus+ éligibles de bénéficier de tests et de cours de langue.
• Europass Mobilité. Le certificat Europass Mobilité est un document européen permettant d’identifier les compétences et acquis d’apprentissage des activités de mobilité réalisées.
• EU-Survey. Tout participant dont la mobilité a bien été encodée dans le Beneficiary Module reçoit un courriel automatique à la fin de son séjour à l’étranger l’invitant à remplir un questionnaire en ligne « EU-Survey ». La soumission de ce rapport est obligatoire et doit se faire dans les 30 jours suivant la réception du courriel automatique.

Rapport intermédiaire, modifications et avenants

• Rapport intermédiaire. Celui-ci permet à l’Agence d’effectuer un contrôle à mi-parcours sur les activités mises en place dans le cadre du projet financé.
• Avenants. Tout changement engendrant une modification contractuelle (ex. changement de l’adresse de l’organisme bénéficiaire, changement de la durée de la convention, changement du représentant légal, etc.) doit faire l’objet d’un avenant et être notifié via la plateforme électronique prévue à cet effet, au plus tard un mois avant la fin du projet.
• Cas de force majeure. Tout cas d’interruption de mobilité pour cause de force majeure doit faire l’objet d’une demande  via la plateforme électronique prévue à cet effet.

Fin du Projet

• Rapport final. Dans les 60 jours calendrier suivant la date de fin du projet stipulée dans la convention de subvention,  le bénéficiaire doit soumettre un rapport final, accessible via le Beneficiary Module.
• Evaluation du rapport final et versement du solde ou recouvrement. Le rapport final est évalué par l’Agence et sur cette base, l’Agence procède au versement du solde ou émet un ordre de recouvrement. Le bénéficiaire est informé des résultats et du montant final de la subvention par courriel. 

Impact - Dissémination – Valorisation

Eléments essentiels d’un projet, le bénéficiaire est encouragé à utiliser les ressources mises à disposition sur ces aspects.