APPEL 2023: Projets de mobilité internationale soutenus par les fonds de politique extérieure de l’UE (pays tiers non associés au Programme) AC171

Cette page reprend les étapes, les documents et les informations nécessaires pour la gestion des projets  de mobilité internationale soutenus par les fonds de politique extérieure de l’UE entre les États membres et pays tiers associés au programme, et les pays tiers non associés au programme (AC171) de l’Appel 2023. 

Notification des résultats et signature de la Convention de subvention

• Notification des résultats de la sélection. Tout bénéficiaire d’un financement Erasmus+ reçoit un courriel de l’Agence l’informant de la sélection de son projet. Une liste des projets sélectionnés est disponible pour chaque appel.
• Convention de subvention. La convention lie le bénéficiaire à l’Agence et reprend  les obligations contractuelles à respecter. Elle est envoyée, ainsi que ses annexes 1,2,3 et 5 par courriel en juillet. Elle doit être complétée, signée et renvoyée à l’Agence en deux exemplaires originaux. Ces annexes concernent la mise en œuvre du projet et doivent être lues impérativement. Elles sont  également disponibles dans le tableau ci-dessous  (excepté l’annexe 1 qui reprend la description de l’action et le budget prévisionnel de l’action par projet). 
• Versement du préfinancement. Dans les 30 jours calendrier suivant la signature de la convention par la dernière des deux parties, l’Agence verse le préfinancement au bénéficiaire sur le compte bancaire indiqué au point 4.2 de la fiche technique de la convention de subvention.

Gestion des activités

• Beneficiary Module. Les données de tout projet sélectionné et dont la convention a été signée sont automatiquement envoyées vers l’outil de reporting européen, le Beneficiary Module. Toute information concernant les activités, les participants et le budget du projet doit y être obligatoirement encodée sur une base mensuelle.
• Contractualisation avec les participants. Avant tout départ, chaque participant à une activité de mobilité doit signer et prendre connaissance du contrat de bourse et ses annexes. Ce contrat reprend les droits et obligations de chacune des parties qui le signent. 
• Attestation de présence. Preuve de la réalisation des activités de mobilité, l’attestation de  présence est une annexe au contrat de bourse et doit être signée par l’organisme d’accueil et le participant.
• Europass Mobilité. Le certificat Europass Mobilité est un document européen permettant d’identifier les compétences et acquis d’apprentissage des activités de mobilité réalisées.
• EU-Survey. Tout participant dont la mobilité a bien été encodée dans le Beneficiary Module reçoit un courriel automatique à la fin de son séjour à l’étranger l’invitant à remplir un questionnaire en ligne « EU-Survey ». La soumission de ce rapport est obligatoire et doit se faire dans les 30 jours suivant la réception du courriel automatique.

Rapport intermédiaire, modifications et avenants

• Rapport intermédiaire. Celui-ci permet à l’Agence d’effectuer un contrôle à mi-parcours sur les activités mises en place dans le cadre du projet financé. Il doit être soumis à la date stipulée à l’article 4.2 de la fiche technique de la convention de subvention.
• Avenants. Tout changement engendrant une modification contractuelle (ex. changement de l’adresse de l’organisme bénéficiaire, changement de la durée de la convention, changement du représentant légal, etc.) doit faire l’objet d’un avenant et être notifié via la plateforme électronique prévue à cet effet, au plus tard un mois avant la fin du projet.
• Cas de force majeure. Tout cas d’interruption de mobilité pour cause de force majeure doit faire l’objet d’une demande  via la plateforme électronique prévue à cet effet.

Fin du Projet

• Rapport final. Dans les 60 jours calendrier suivant la date de fin du projet stipulée dans la convention de subvention,  le bénéficiaire doit soumettre un rapport final, accessible via le Beneficiary Module .
• Evaluation du rapport final et versement du solde ou recouvrement. Le rapport final est évalué par l’Agence et sur cette base, l’Agence procède au versement du solde ou émet un ordre de recouvrement. Le bénéficiaire est informé des résultats et du montant final de la subvention par courriel.