APPEL 2023: Projet de mobilité de l’enseignement scolaire AC121 et AC122

Cette page reprend les étapes, les documents et les informations nécessaires pour la gestion des projets de mobilité de l’enseignement scolaire pour les projets accrédités (AC121) et pour les projets de courte durée (AC122) de l’Appel 2023. 

Notification des résultats et signature de la Convention de subvention

• Notification des résultats de la sélection. Tout bénéficiaire d’un financement Erasmus+ reçoit un courriel de l’Agence l’informant de la sélection de son projet. Une liste des projets sélectionnés est disponible pour chaque appel après la notification des résultats de la sélection.
• Convention de subvention. La convention lie le bénéficiaire à l’Agence et reprend  les obligations contractuelles à respecter. Elle est envoyée, ainsi que son annexe I (description du projet, budget prévisionnel, liste des autres bénéficiaires), par courriel. Elle doit être complétée, signée et renvoyée à l’Agence en deux exemplaires originaux. Les autres annexes concernent la mise en œuvre du projet, doivent être lues impérativement et sont disponibles dans le tableau ci-dessous.
• Versement du préfinancement. Dans les 30 jours calendrier suivant la signature de la convention par la dernière des deux parties, l’Agence verse le préfinancement au bénéficiaire sur le compte bancaire indiqué à l’article 4.2 de la convention de subvention.
• Consortium. Au sein d’un consortium national, la gestion des rapports avec l’Agence est assurée par le coordinateur du consortium. Il est recommandé au coordinateur et aux membres du consortium d’établir un contrat de collaboration afin de décrire les modalités de gestion du consortium ainsi que les rôles respectifs de chaque partie.

Gestion des activités

• Beneficiary Module. Les données de tout projet sélectionné et dont la convention a été signée sont automatiquement envoyées vers l’outil de reporting européen, le Beneficiary Module. Toute information concernant les activités, les participants et le budget du projet doit y être obligatoirement encodée sur une base mensuelle.
• Contractualisation avec les participants.

  1. Dans le cas de mobilité individuelle : Avant tout départ, chaque participant à une activité de mobilité doit signer et prendre connaissance du contrat de bourse et ses annexes. Ce contrat reprend les droits et obligations de chacune des parties qui le signent. Le contrat de bourse constitue l’Annexe 6 de la convention de subvention.

  2. Dans le cas de mobilité de groupe ou pour les experts invités : seul un programme pédagogique est requis.

  Les différents modèles sont publiés ci-dessous dans la partie « Convention ».

  Afin de connaitre les documents précis à utiliser par type d’activité, veuillez-vous référer au tableau « Tableau récapitulatif documents contractuels participant, par activité » publié ci-dessous dans la partie « Ressources ».

• Attestation de présence. Ce type de document est une pièce justificative requise uniquement en cas de visites préparatoires (accompagnées d'un ordre du jour). Dans le cas des autres activités, l'organisation bénéficiaire peut décider de délivrer des attestations de présence, mais celles-ci ne font pas partie des pièces justificatives obligatoires ou des normes de qualité. Vous pouvez retrouver des modèles d’attestation de présence publiés ci-dessous dans la partie « Documents complémentaires ».
• OLS. Online Linguistic Support : plateforme de soutien linguistique développée par la Commission européenne pour permettre aux participants Erasmus+ éligibles de bénéficier de tests et de cours de langue.
• Europass Mobilité. Le certificat Europass Mobilité est un document européen permettant d’identifier les compétences et acquis d’apprentissage des activités de mobilité réalisées.
• EU-Survey. Tout participant dont la mobilité a été encodée dans le Beneficiary Module et qui affiche un statut "complet" reçoit un courriel automatique à la fin de son séjour à l’étranger l’invitant à remplir un questionnaire en ligne « EU-Survey », à l’exception des accompagnateurs et des participants aux activités de groupe. La soumission de ce rapport est obligatoire et doit se faire dans les 30 jours suivant la réception du courriel automatique.

Modifications et avenants

• Modifications. Tout changement concernant le projet nécessite l’accord de l’Agence et doit être notifié via la plateforme électronique prévue à cet effet.
• Avenants. Tout changement engendrant une modification contractuelle (ex. changement de l’adresse de l’organisme bénéficiaire, changement de la durée de la convention, changement du représentant légal, etc.) doit faire l’objet d’un avenant et être notifié via la plateforme électronique prévue à cet effet, au plus tard un mois avant la fin du projet.
• Cas de force majeure individuel. Dans le cas ou le participant est dans l’impossibilité de participer à l’activité de mobilité pour cause de force majeure, le bénéficiaire introduit auprès de l’agence, via la plateforme électronique prévue à cet effet, une demande de reconnaissance de cas individuel de force majeure.

Fin du Projet

• Rapport final. Dans les 60 jours calendrier suivant la date de fin du projet stipulée dans la convention de subvention,  le bénéficiaire doit soumettre un rapport final, accessible via le Beneficiary Module.
• Evaluation du rapport final et versement du solde ou recouvrement. Le rapport final est évalué par l’Agence et sur cette base, l’Agence procède au versement du solde ou émet un ordre de recouvrement. Le bénéficiaire est informé des résultats et du montant final de la subvention par email. 

Impact - Dissémination – Valorisation

Eléments essentiels d’un projet, le bénéficiaire est encouragé à utiliser les ressources mises à disposition sur ces aspects