Avec plus de 20 d’expérience de projets Erasmus+, l’IFAPME Liège-Huy-Waremme fait partie des habitués du programme mais aussi des bons exemples à suivre ! Porteur à l’heure actuelle de trois projets différents (un autre projet est en pause le temps de trouver de nouveaux partenaires), l’établissement propose des stages à l’étranger sur base volontaire à ses élèves des sections restaurateurs (à Albi), fleuristes (à Barcelone) et bijoutiers (à Vincenza). Récemment, et grâce à l’obtention de la charte VET, l’IFAPME s’est aussi lancée dans les mobilités de longues durée, envoyant un étudiant en stage chez un chef étoilé.
Rencontre avec Audrey Houba qui nous parle des pratiques mises en place au sein de l’IFAPME pour assurer une bonne gestion des projets :
Vous avez obtenu la charte VET l’année dernière. Que représente cette charte pour vous ?
La charte est importante pour nous à trois niveaux. D’abord, nous la voyons comme un label de qualité. C’est une reconnaissance du travail que nous effectuons. Cela veut dire que nous sommes un porteur de projet fiable. Ensuite, la charte offre des facilités en termes de gestion de projet. La candidature annuelle est très simplifiée. Nous n’avons plus besoin de réexpliquer le mode de fonctionnement de notre établissement puisque celui-ci est validé via la charte (même si nous gardons l’idée d’une amélioration continue). Cet aspect-là était une motivation importante pour nous car cela nous permet d’avoir du temps pour développer de nouvelles choses. Enfin, la charte est aussi une reconnaissance au niveau européen. Nous espérons attirer plus de nouveaux partenaires grâce à cette charte. Je pense que nous quand nous contactons les partenaires, le fait de dire que nous avons la charte va être un plus parce qu’ils sauront que nous ne sommes pas des débutants et qu’ils peuvent nous faire confiance.
C’est important pour les partenaires de savoir que vous avez déjà de l’expérience ?
Oui, en particulier pour les partenaires qui en ont peu parce qu’ils se disent que nous allons pouvoir les guider, leur expliquer le fonctionnement. C’est un élément en plus même s’il n’est pas déterminant. C’est rassurant pour le partenaire.
Comment se passe la gestion des projets au sein de l’IFAPME Liège-Huy-Waremme ?
J’agis en tant que coordinatrice au sens où je suis la personne de contact et je m’occupe des dossiers de candidature mais nous sommes trois coordinateurs de projets. Pour le moment sur les projets en cours, je m’occupe du projet qui concerne les fleuristes et les bijoutiers. Une collègue est en charge des projets pour la section construction. C’est elle qui cherche les nouveaux partenaires. Mon collègue de Villers est en charge du projet pour les restaurateurs.
Dans ce système de gestion, nous gérons chacun quasiment tous les aspects en autonomie. Cela comprend les contacts avec les partenaires, les réservations de vol et logement, la sélection des apprenants et tous les aspects administratifs liés aux projets. Pour autant, nous ne sommes pas tous seuls. Les services comptables sont en soutien pour les paiements et les assurances. Le service pédagogique nous aide lors de la mise en place de nouveaux projets. Nous avons aussi le soutien des formateurs pour l’évaluation des stagiaires (puisqu’ils sont tous actifs dans le domaine qu’ils enseignent) mais aussi pour servir de relais pour présenter les projets aux élèves. Enfin, nous avons aussi le soutien de la direction qui nous octroie les moyens en termes de temps et d’investissement pour organiser et gérer tout cela.
Procédez-vous à une sélection auprès de vos apprenants pour les stages Erasmus+ ?
Nous n’acceptons personne sans un dossier de candidature et une analyse du dossier, quitte à avoir moins d’élèves que de bourses. L’intérêt de la sélection n’est pas d’éliminer mais d’être sûrs que les élèves qui vont partir sont ceux qui retireront le plus de l’expérience, tant personnellement que professionnellement.
Nous leur demandons de rentrer un dossier reprenant les informations utiles et administratives et d’exprimer leurs attentes et craintes par rapport au séjour. Cela nous permet d’offrir un encadrement adapté sur place. Nous demandons aussi un document signé stipulant que leur patron accepte de les libérer.
La première sélection est purement administrative. Nous évitons de partir avec des apprenants dont c’est la première année chez nous. Nous avons besoin d’être certains de leur sérieux.
Ensuite, en collaboration avec le gestionnaire de projet et un ou plusieurs formateurs, nous évaluons les profils. Il faut s’assurer qu’il n’y a pas d’élèves qui pourraient poser des problèmes dans une dynamique de groupe ou qui pourraient se mettre en danger en terme de sensibilité personnelle. Nous devons aussi nous assurer que les élèves savent à quoi ils s’engagent et qu’ils sont prêts à partir pour une période de trois semaines.
Si nous avons moins de bourses que d’élèves, la sélection se fera pour privilégier les élèves d’année terminale qui n’auront plus la possibilité de partir l’année d’après. Enfin, en dernier recours, ce qui pourrait rentrer en ligne de compte est le niveau technique de l’élève. Il faut voir qui peut retirer le plus de l’expérience à l’étranger.
Comment préparez-vous les mobilités et comment se passe la transmission du savoir à leur retour ?
Cela dépend des projets. Nous organisons des cours de langue si les élèves partent dans un pays de langue étrangère. Nous avons la chance d’avoir une réserve de formateurs « native speakers » qui vont pouvoir assurer la préparation culturelle au travers des cours de langue (quand c’est possible). Ensuite, le prétexte des cours de langue permet que le gestionnaire de projet rencontre les élèves pour l’aspect administratif mais aussi pour créer un lien. Il y a des échanges de mails réguliers et nous essayons aussi de créer des groupes Facebook parce que ça permet de discuter et de se transmettre des informations aussi d’ordre culturel ou de la vie sur place. La préparation en présentielle n’est pas toujours possible entre leur horaire de cours, leur travail, etc. Les réseaux sociaux permettent de créer un lien en amont du départ. Nous sommes aussi hyper disponibles.
En ce qui concerne la transmission du savoir, cela va dépendre du projet et des formateurs impliqués. Les formateurs très impliqués dans les projets mettent ça naturellement en place. C’est encouragé mais pas systématisé. Cependant, les élèves entre eux en parlent. Nous remarquons un très gros effet de bouche à oreilles.
Quels conseils donneriez-vous à un établissement qui se lancerait pour la première fois dans un projet Erasmus+ ?
Je pense que la condition sine qua non pour un bon projet est que ce soit un projet d’école. Si c’est une personne seule dans l’école qui se lance, elle va très vite déchanter. Il est possible de gérer seul mais c’est se compliquer terriblement la vie si cette personne n’a pas de soutien financier ou de relais dans les classes ou si la direction n’encourage pas ce type de démarche. Chez nous la direction accepte que du personnel passe une partie de son temps de travail à cela. Sans ce cadre, c’est très difficile de fonctionner et on risque d’abandonner.
C’est aussi quelque chose qui doit se développer à long terme. Le mieux est de commencer petit, avec un partenaire pour une section et, si ça marche, si d’autres collègues sont intéressés, alors on peut développer. Mais l’objectif doit toujours rester à la taille de l’école. Nous avons la chance à l’IFAPME d’être une grosse ASBL mais ce n’est pas l’objectif que tout le monde doit atteindre. La première année il y a tout un vocabulaire technique à apprendre, des spécificités liées au type de projet. L’agence est un super support et il ne faut pas hésiter à faire appel à eux. Mais autant se faciliter la vie pour démarrer et commencer avec un petit projet.